Ein Datenschutzbeauftragter sorgt dafür, dass eine Organisation die Vorgaben der DSGVO und des BDSG einhält. Im Alltag berät er Geschäftsführung, IT und Personal zu datenschutzkonformen Prozessen und unterstützt die DSGVO Umsetzung.
Zu den typischen Datenschutzbeauftragter Aufgaben gehören die Prüfung von Datenverarbeitungsprozessen, die Kontrolle technischer und organisatorischer Maßnahmen und die Begleitung von Projekten mit personenbezogenen Daten.
Der DSB Alltag umfasst außerdem das Management von Datenschutzvorfällen, die Dokumentation von Prüfungen und die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden in Datenschutz Deutschland.
Regelmäßig bewertet er auch Dienste wie Amazon Web Services, Microsoft 365 oder Google Workspace und prüft Auftragsverarbeitungsverträge. Je nach Unternehmensgröße reicht sein Tätigkeitsspektrum von operativen Aufgaben bis zu Steuerung und Reporting.
Was macht ein Datenschutzbeauftragter im Alltag?
Der Alltag eines Datenschutzbeauftragten ist vielfältig und geprägt von klaren Prioritäten. Er sorgt für rechtssichere Abläufe, bietet Datenschutzberatung für Fachabteilungen an und hält zentrale Dokumente wie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aktuell.
Allgemeine Aufgabenübersicht
Regelmäßige Kontrollen und Audits gehören zu den täglichen Aufgaben. Der DSB pflegt das VVT, bewertet Risiken für Datenschutzbetroffene und leitet Maßnahmen zur Risikominderung ein.
Er begleitet Projekte frühzeitig nach dem Prinzip Privacy by Design und koordiniert Datenschutz-Folgeabschätzungen. Typische Tools sind Ticket-Systeme, Datenschutz-Management-Software und Reporting-Dashboards.
Kommunikation mit Fachabteilungen
Die DSB Kommunikation ist praxisorientiert und verständlich. Er berät HR bei Bewerber- und Mitarbeiterdaten und unterstützt Marketing beim Einwilligungsmanagement.
Die Aufgabe umfasst Übersetzung rechtlicher Anforderungen in Checklisten und konkrete Handlungsanweisungen. Beispiele sind Prüfungen von Tracking-Implementierungen und Bewertungen von Zugriffsrechten in SAP oder Microsoft-Umgebungen.
Kontakt mit Aufsichtsbehörden und Betroffenen
Beim Kontakt Aufsichtsbehörde koordiniert der DSB Auskunftsersuchen, Lösch- und Berichtigungsanträge von Datenschutzbetroffene. Er ist Ansprechpartner für Landesdatenschutzbehörden wie dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.
Im Fall von Datenschutzverletzungen leitet er Meldeprozesse ein, führt Ursachenanalysen durch und dokumentiert Abhilfemaßnahmen. Er erstellt Vorlagen für Antwortschreiben und entwickelt Kommunikationsstrategien für Krisenfälle.
Technische und organisatorische Maßnahmen im täglichen Betrieb
Im Alltag prüft der Datenschutzbeauftragte kontinuierlich die technische und organisatorische Maßnahmen, um Risiken für personenbezogene Daten zu minimieren. Er koordiniert Prüfungen, dokumentiert Ergebnisse und stimmt sich mit IT-Teams sowie der Geschäftsführung ab.
Der DSB überprüft, ob Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung aktiv ist und ob Firewall-Regeln sowie Sicherheitsupdates regelmäßig eingespielt werden. Er bewertet Multi-Faktor-Authentifizierung und kontrolliert Logging- und Monitoring-Lösungen.
Rollen- und Berechtigungskonzepte werden auf Least-Privilege-Prinzip geprüft. Backup- und Restore-Prozesse unterliegen einer Sichtprüfung. Häufig arbeitet er mit IT-Security-Teams oder externen Penetrationstestern wie TÜV oder secunet zusammen.
Drittanbieterverbindungen, darunter APIs und Cloud-Services, werden auf sichere Konfiguration und vertragliche Absicherungen geprüft. AVV und sichere Datenübertragungen stehen dabei im Fokus, ebenso eindeutige Zugriffskontrollen.
Implementierung und Review von Datenschutzrichtlinien
Er erstellt und aktualisiert interne Datenschutzrichtlinien und IT-Sicherheitsrichtlinien. Richtlinien zur Zugriffskontrolle und Datenklassifizierung werden regelmäßig auf Praxistauglichkeit geprüft.
Der DSB sorgt für genehmigte Freigabeprozesse in der Geschäftsführung und definiert Verantwortlichkeiten wie Data Owner und Data Steward. Technische Vorgaben und Prozesse für Datenlöschung, Archivierung sowie Retention-Management werden verankert.
Protokollierung von datenschutzrelevanten Ereignissen zählt zur Umsetzung. Regelmäßige Reviews halten die Datenschutzrichtlinien aktuell und anwendbar.
Datenschutz-Folgeabschätzungen (DSFA) im Alltag
Bei Verarbeitungstätigkeiten mit hohem Risiko startet er die DSFA Durchführung nach Art. 35 DSGVO. Er identifiziert Profiling, umfangreiche Standortdaten oder biometrische Verarbeitung als mögliche Trigger.
Die Aufgaben umfassen Risikoanalyse für Betroffene, Bewertung vorhandener Schutzmaßnahmen und Empfehlungen zur Risikominderung. Ergebnisse werden dokumentiert und fließen in Projektentscheidungen ein.
Bei komplexen Fällen arbeitet er mit Datenschutzexperten, IT-Architekten und Fachabteilungen, nutzt Checklisten und Vorlagen und stellt sicher, dass Maßnahmen praktisch umsetzbar bleiben.
Schulungen, Sensibilisierung und Change-Management
Der Datenschutzbeauftragte sorgt dafür, dass Datenschutzpraxis im Arbeitsalltag verankert wird. Er entwickelt ein Schulungskonzept DSB, das auf Zielgruppen wie Führungskräfte, IT, HR und Callcenter zugeschnitten ist. Kurze Lerneinheiten und regelmäßige Tests erhöhen die Wirksamkeit.
Konzeption und Durchführung von Mitarbeiterschulungen
- Präsenzworkshops zu DSGVO-Grundlagen und Passwortsicherheit.
- E-Learning-Module mit Phishing-Simulationen und Micro-Learnings.
- Erfolgsmessung durch Teilnahmequoten, Wissenstests und Reduktion von Sicherheitsvorfällen.
Kommunikationsmaßnahmen zur Sensibilisierung
- Planung einer Awareness-Kampagne mit Newslettern, Intranet-Beiträgen und kurzen Videos.
- Praxisnahe Beispiele machen Regeln greifbar und fördern Mitarbeitersensibilisierung.
- Einrichtung klarer Meldewege wie Hotline oder Ticketing stärkt Meldebereitschaft.
Unterstützung bei organisatorischen Veränderungen
- Beratung im Change-Management Datenschutz bei Prozessänderungen, Produktlaunches und Fusionen.
- Bewertung von Datenschutzrisiken, Definition von Kontrollpunkten und Begleitung der Umsetzung.
- Praxisbeispiel: Begleitung der Cloud-Migration mit Fokus auf Datenminimierung und Löschkonzepte.
Das Schulungskonzept DSB wird regelmäßig aktualisiert, wenn neue Anforderungen auftreten oder Vorfälle analysiert werden. Solche Maßnahmen halten die Datenschutzschulung relevant und unterstützen eine nachhaltige Mitarbeitersensibilisierung.
Rechtliche Prüfung, Dokumentation und Reporting
Der Datenschutzbeauftragte führt eine kontinuierliche rechtliche Prüfung DSGVO durch. Er bewertet Rechtsgrundlagen wie Einwilligungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. a, Vertragserfüllung lit. b und berechtigte Interessen lit. f. Zudem prüft er Auftragsverarbeiterbeziehungen nach Art. 28 DSGVO und verhandelt AV-Verträge mit Anbietern wie Microsoft, Amazon Web Services und Google Cloud.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird fortlaufend gepflegt und bildet das Rückgrat der Datenschutzdokumentation. Der DSB dokumentiert DSFA-Ergebnisse, Vorfälle, Audit-Berichte und Schulungsnachweise. Technische Logs, Risikobewertungen und Maßnahmenpläne werden protokolliert und mit Verantwortlichkeiten und Fristen versehen.
Im Reporting DSB sind regelmäßige Berichte an Geschäftsführung und Aufsichtsrat zentral. Diese enthalten Status zu Maßnahmen, verbleibende Risiken, Kennzahlen wie Anzahl bearbeiteter Betroffenenanfragen, Sicherheitsvorfälle und Time-to-Resolution. Bei komplexen Rechtsfragen koordiniert er externe Datenschutzanwälte und bereitet Stellungnahmen für Aufsichtsbehörden vor.
Für eine praxistaugliche Umsetzung empfiehlt sich die Kombination aus klarer Datenschutz-Reporting-Struktur und regelmäßig geprüfter Datenschutzdokumentation. Weitere Details zur Rolle externer Datenschutzbeauftragter und praktischen Unterstützung finden sich in einem kompakten Beitrag auf evothemen.de: Externer Datenschutzbeauftragter — Aufgaben und Mehrwert.
